Чем отличаются друг от друга органайзеры для совместной работы?

В случае со списками дел и задач наглядность представления информации — один из ключевых моментов. Чем больше команда, тем важнее интерфейс планировщика. В наиболее популярных приложениях разработчики не стремятся к излишней оригинальности. Но есть и исключения. В их числе, например, Habitica — веб- и мобильное приложение, которое использует элементы RPG: в начале работы пользователь выбирает игрового персонажа, а дела и задачи подаются в виде квестов ролевой игры. Главная цель такого подхода — мотивировать пользователя. Однако в случае приложений для бизнеса мотивацией, как правило, есть кому заняться, и на первый план выходит то, насколько удобен планировщик для контроля хода работы и дедлайнов.

Поэтому рыночный стандарт бизнес-приложений такого рода — представление задач в виде стикеров на виртуальной канбан-доске (как в Trello, который покинул российский рынок, или в «Битрикс-24») либо их внесение в календарь привычного формата (например, в модуле «Органайзер» «Р7-Офиса»).

Важная функция органайзера — возможность разбивать масштабные проекты на отдельные задачи и составлять список дел по каждой из них. Таск-трекер Workzen от МТС позволяет создавать «сущности», каждая из которых представляет собой задачу. Пользователю она доступна в списке, календаре или в виде стикера на доске. При открытии карточки задачи выпадает также список подзадач. В «Органайзере» «Р7-Офиса» можно создать рабочее расписание и список дел на день, неделю или месяц.

Как правило, разработчики синхронизируют планировщики задач с общими календарями (решение от Р7 позволяет организовывать и назначать встречи), а также адресными книгами и серверами электронной почты — благодаря этому можно быстро отправлять сообщения пользователям, связанным с выполнением той или иной задачи либо информировать о чем-то всю команду, работающую над проектом.

Основной инструмент стимулирования производительности команды — контроль сроков выполнения задач. Следить за ними можно разными способами. В «Битрикс24» для этого используются такие инструменты как диаграммы Ганта, сортировка задач по датам, заполнение слотов в календаре, контроль времени, потраченного на выполнение той или иной задачи и др. О приближении дедлайнов приложение информирует ответственных пользователей автоматически. Некоторые планировщики позволяют настроить отправку напоминаний о сроках в мессенджеры. Такая возможность есть, например, у Any.do, который сообщит о дедлайне в WhatsApp. А Remember The Milk имеет функцию отправки сообщений по почте и через соцсети.

Вплоть до последнего времени многие пользователи благополучно обходились для планирования приложением Google Tasks. У него хватает преимуществ, в том числе, с точки зрения контроля сроков — и в мобильной и в веб-версиях есть напоминания в форме push-up сообщений и писем на электронную почту. Кроме того, Tasks – полностью бесплатный продукт. Но у него есть и слабое место. Бизнесу органайзер обычно интересен не сам по себе, а как часть инфраструктуры совместной работы над проектами. И в идеале планировщик должен интегрироваться с другими модулями — вышеупомянутыми адресными книгами и электронной почтой, редакторами таблиц и документов, чатами и т. д. Многие из таких решений есть у Google, но оплатить их использование, а значит, и получить к ним доступ сейчас невозможно. Кроме того, похоже, что корпорация активизировалась в плане блокировки российских аккаунтов. Под нее попала даже почта Госдумы, причем возможности восстановить данные Google в данном случае не оставил. Для бизнеса такие риски не оправданы, поэтому многие организации в последнее время активно мигрируют на российские решения.

Альтернативы иностранным планировщикам есть. Скажем, «ЛидерТаск» имеет функцию напоминаний о встречах и задачах, позволяет делегировать их сотрудникам, ведет статистику, по которой можно оценить эффективность работы каждого участника команды, визуализирует цели и т. д. «Органайзер», входящий в состав «Р7-Офиса», работает на основе Thunderbird и позволяет управлять почтой, контактами и деловым расписанием.

Особенно важный момент в условиях возросшей доли удаленки. Не все компании могут предоставить своим сотрудникам корпоративную технику для работы из дома, все чаще работники подключаются к системам организаций с личных мобильных устройств. У большинства более или менее распространенных систем совместной работы и планировщиков есть версии под Windows и MacOS, а также приложения под iOS и Android. Однако не стоит забывать о новых рисках, которые возникли в IT в последнее время из-за ухода многих вендоров из России.

Та же MS хотя и громко заявила о том, что покидает российский рынок еще в начале марта, позже сообщила, что продолжает работать с предприятиями, которые не попали под санкции. Частные пользователи Windows и других популярных продуктов корпорации тоже не пострадали. Тем не менее, как будут развиваться события в дальнейшем, предсказать сложно. Поэтому все больше пользователей ищут альтернативы, которые способны работать не только под «виндой» или iOS, но и под операционными системами на базе Linux, которые выпускают и поддерживают, в том числе, российские разработчики. Один из наиболее ярких примеров таких ОС — Astra Linux, которая активно внедряется в госсекторе, в том числе, в управлении делами президента, минобороны и т. д.

«Р7-Офис», который позиционируется как альтернатива MS Office, подходит как для Astra Linux, так и для Windows. Под Linux работает также и «Битрикс-24». У этого распространенного решения есть свои преимущества: оно включает в себя, например, CRM-систему, контакт-центр и конструктор сайта.

Органайзер — важная часть системы совместной работы. Его грамотное использование позволяет вести эффективный микроменеджмент задач, распределять полномочия и ответственность между сотрудниками и сформировать план действий, контролировать работу на удаленке, избегать возникновения незавершенных проектов. Для этого планировщик должен быть понятен с точки зрения функционала и интерфейса, а также обладать нейтральностью по отношению к платформам, которая позволит использовать его всем членам команды.