Где работать SMM, контент-менеджерам и журналистам, если не станет Google Docs

Многие коллективы СМИ, SMM- команды и контент-менеджеры охотно этими сервисами пользовались. Однако ситуация за последние пару месяцев успела сильно измениться: никто не поручится, что сервисы Google не станут недоступны для России уже завтра. Мало того, продажи Google One уже приостановлены, а при попытке оформить подписку на Google Workspace вылетает ошибка 404. Приходится искать альтернативы.

Сервис позволяет работать совместно над офисными документами в простом и удобном формате. Мало того, документом можно было поделиться вообще с кем угодно, как с целью демонстрации, так и для внесения изменений: достаточно создать внешнюю ссылку и пересылать её адресату.

Плюс развитая интеграция с почтой, календарем, чат, возможность проводить сеансы видеоконференцсвязи (особенно актуальная в последние годы благодаря коронавирусу) — всё это находило своего пользователя, в роли которых охотно выступали как частные лица, так и команды самого разного масштаба. Но и у Workspace были свои недостатки. Например, Документы Google не сразу научились открывать файлы из Microsoft Office (формат OOXML, расширения *.docx, *.xlsx, *.pptx), а ведь именно они сейчас наиболее распространены в мире.

Да и когда уже научились, не все документы выглядели так, как задумывал создатель, а некоторые вообще не открывались из-за сложного форматирования. Проблемы с недостаточной совместимостью полностью не решены и по сей день, но сейчас ситуация уже намного лучше, чем еще пару лет тому назад.

Работать со сложными документами из офисных систем Microsoft нужно далеко не всем, а вот решать какие-то оперативные задачи с текстами, таблицами и презентациями в составе команды — многим.

Важно, что использовать Google Docs можно с любого устройства в любой точке мира, был бы интернет (даже оффлайн с помощь плагина для Chromium). Популярность решения вполне объяснима.

Но ситуация как бы намекает, что оставить сейчас Google Docs основным, если не единственным инструментом организации совместной работы — небезопасно. Не говоря уже о том, что, когда закончится подписка, оплатить новую вы не сможете (по состоянию на момент подготовки этого материала). Возникает резонный вопрос — какие альтернативные инструменты и сервисы могут составить достойную и функциональную альтернативу Google Workspace?

В тяжелых экономических условиях стремление сэкономить вполне логично, поэтому пакет LibreOffice вполне можно рассматривать, но с некоторыми оговорками.

Итак, чем он хорош. Во-первых, он бесплатен. Во-вторых — достаточно функционален: есть Writer для текстов, есть Calc для электронных таблиц, есть Base в качестве СУБД и Impress для презентаций, а также отдельное приложение Math для формул и простенький векторный редактор Draw. Всё это можно установить практически на любой компьютер независимо от операционной системы — Windows, Linux, macOS и др. Ну и поскольку он свободно доступен для всех, санкции вряд ли смогут воспрепятствовать его распространению на территории страны.

Теперь о недостатках: они есть. LibreOffice придется устанавливать на ПК, так что про работу с любого компьютера в любой точке земного шара придется забыть, или брать свой ноутбук всегда с собой. Да, есть такая штука как Collabora — адаптация «либры» для работы на веб-сервере, в том числе и как SaaS, по подписке. Но Collabora по возможностям до LibreOffice откровенно не дотягивает, а, главное, штаб-квартира компании находится в Англии.

LibreOffice также не предлагает практически никаких инструментов для совместной работы над документом, не говоря уже об одновременном редактировании несколькими пользователями. Тут практически полный оффлайн: подредактировал — отправляй файл коллеге. Коллега подредактировал — передал обратно. В результате версий одного и того же файла у разных членов команды становится несколько, — запутаться в них лего. Как бы ни были замечательны приложения в пакете, выглядит все это уже как
каменный век.

И вишенка на торте — LibreOffice падает. Причем как в Windows, так и под Linux. Не так часто, но это случается. И если автосохранение документа, над которым вы работаете, не настроено на минимум (одна минута), то есть риск потерять вполне значительный объем работы, а это всегда очень неприятно, даже если происходит раз в полгода. Тем не менее, если объем работы с документами у вас невелик, документы не относятся к категории критической важности, а совместное редактирование документов не нужно — использовать его вполне можно.

Облачный офис Р7 — это решение для совместной работы, которое напоминает функционалом и интерфейсом Google Docs. Кстати, это
российская разработка, состоящая в соответствующем реестре Минцифры, так что санкции пользователям точно не грозят.

Центральное место в Облачном офисе Р7 занимают редакторы документов — текстов, электронных таблиц и презентаций. В каждом из них, как и в Google Docs, можно работать совместно с командой. Редакторы могут предлагать правки журналистам в текстовом документе, начальник может вносить изменения в презентацию менеджера и т.д.

Кроме того, формат OOXML является нативным и базовым для Облачного офиса, что позволяет правильно отображать документы даже со сложным форматированием. Медийщикам часто приходится работать с разными документами, поступающими извне, так что такая особенность лишней явно не будет. Даже сводные таблицы и условное форматирование.

Облачный офис Р7 — это не только офисный пакет. Здесь есть модуль управления проектами, возможность представления проекта в виде диаграммы Ганта — любой медиакоманде будет полезно. Есть CRM, видеоконференцсвязь и возможность обмениваться голосовыми сообщениями в чате. Общаться с командой, работающей над одним документом, можно прямо из офисных редакторов. Есть почтовый клиент, сервер, вполне функциональный «Календарь» и модуль «Сообщество», который отвечает за блоги, wiki-страницы, опросы и др.

При желании всю платформу «Р7-Офис» можно развернуть также на собственном сервере. Имеются и мобильные приложения для Android и iOS, а десктопные редакторы можно поставить на ПК классическим способом, при этом совместное редактирование также доступно. Поддерживаются все распространенные операционные системы — Windows, Linux (включая отечественные дистрибутивы, такие как Alt Linux, Astra Linux, RedOS и другие, плюс macOS.

Нельзя сказать, что продукт лишен недостатков — например, макросы на VBA здесь не работают, но в медиасреде их используют редко. Но если макросы все-таки необходимы, их можно легко переписать на JavaScript. Также благодаря открытому API поддерживается расширение функционала системы с помощью плагинов.

Офисный пакет с более или менее приличным функционалом. Можно сказать, более продвинутая альтернатива LibreOffice. С документами OOXML (от Microsoft Office) дружит лучше, чем «либра». Кроссплатформенный: работает на Windows, Linux, macOS, Android, и iOS (мобильные версии вообще исторически были основой пакета, когда он назывался еще Kingsoft Office). Нас он интересует, потому что неплохо справляется со своими основными обязанностями (работа с документами) и по происхождению — китайский, а Китай пока санкций против России не вводил.

WPS Office минималистичен и имеет всего три основных редактора: текстовый, табличный и средство работы с презентациями. Никаких вам СУБД (впрочем, много ли людей вообще представляет, что это такое?), редакторов векторной графики и прочего. Для базовой офисной работы имеющегося набора редакторов вполне хватает.

WPS Office — это такое же приложение для компьютера/мобильного устройства, как и «Либра». Это значит, что «с любого компьютера из любой точки земного шара» тоже не получится. Но за последние годы (очевидно, в связи с коронавирусными событиями) офис шагнул вперед: появились возможности совместной работы. Можно собрать команду, назначить индивидуальные права на документы и др. Из «плюшек» — голосовой чат.

Но не стоит думать, что WPS Office — «розовый и пушистый». На слабых ноутбуках/ПК он заметно «тормозит», а появление контекстного меню по нажатию правой кнопки мыши становится в прямом смысле «долгожданным» событием, так как после того, как WPS добавляет туда свои собственные пункты, всё это начинает «ехать» куда хуже, чем было. К тому же интерфейс не всегда интуитивно понятен — так, однажды после «падения» автор не смог оперативно разобраться, как восстановить испорченный файл. Возможно, автор просто недостаточно интеллектуально развит, тем не менее… WPS Office тоже иногда падает.

И все же, если ваша командная работа ограничивается простой офисной деятельностью, наверное, WPS Office хватит. Но стоит иметь в виду: никаких инструментов планирования работы, даже таких простых как Календарь, здесь нет.

Cервисы Zoho уже больше похожи на Google Workspace — это модель SaaS практически в чистом виде. Удобно — с точки зрения того, что пользоваться можно хоть из Антарктиды, был бы интернет и браузер. И компания-разработчик родом из Индии, которая тоже пока дружественно настроена к отечественной экономике.

Zoho — не только средство работы с документами, это целая экосистема, — от количества приложений просто глаза разбегаются. Zoho известна своей CRM, которая является достаточно функциональной и популярной в мире. Если говорить о Zoho в контексте создания медиаконтента, то, помимо офисных приложений, есть также Zoho Projects — средство управления проектами. Для медиа-команды эта штука может оказаться весьма полезной, так как помогает контролировать ход медиапроекта, а также оптимизировать и распределять нагрузку.

Медийщикам пригодится Zoho Meeting, сервис аудио- и видеоконференций и вебинаров. Есть Cliq — средство общения внутри команды, Connect — корпоративный интранет-портал, плюс много чего ещё. Zoho Mail по возможностям аналогу от Google в чем-то уступает, а в чем-то и превосходит (например, здесь можно отправить огромный аттачмент; другой вопрос, правда, примет ли его почтовый сервис получателя).

Есть и офисные приложения: Writer для текстов, Sheet для электронных таблиц и Show для презентаций. Дизайн пользовательского интерфейса у неподготовленного человека может вызвать удивление: чего стоит хотя бы панель с инструментами во Writer, которая а) по умолчанию скрыта и б) появляется по нажатию кнопки слева (а не сверху, как в привычных редакторах). Не то чтобы это неудобно, но непривычно. Работают офисные приложения Zoho вполне сносно, правда, пока дело не доходит до работы с документами в формате OOXML, которые содержат продвинутое форматирование. Может пострадать оформление таблиц, TextArt отображается очень своеобразно (если отображается), форматирование часто «уезжает». Однако если сложной вёрстки не требуется, приложения Zoho Workplace вполне пригодны для использования.