7 шагов для быстрого внедрения «Р7-Офис» в больших компаниях

Внедрение — процесс со множеством нюансов, особенно если это касается крупных организаций с числом пользователей от 1000 человек. На основе запросов компаний, с которыми компания-интегратор Lad сталкивается каждый день, мы сделали пошаговый план, который поможет компании лучше понять специфику «Р7-Офис».

Самые важные аспекты, которые интересуют почти каждого клиента, внедряющего новое офисное ПО, — это, во-первых, беспроблемность в эксплуатации, а, во-вторых, — обратная совместимость со старыми файлами, которые хранятся многие годы. С этим у «Р7-Офис» дела обстоят хорошо, так как формат OOXML (файлы DOCX, XLSX, PPTX) является для платформы нативным.

Если говорить о функционале «Р7-Офис» как системы работы с офисными документами, то он оценивается достаточно высоко.

«Р7-Офис» позволяет совместно работать в текстовом редакторе, таблицах, создавать презентации, ставить задачи в планировщике, использовать СRM, а также общаться по видеосвязи или в корпоративном мессенджере.

Важным дополнением для клиентов часто становится система управления проектами, CRM.

Самые востребованные модули «Р7-Офис», исходя из практики внедрения, — это «Документы», затем «Проекты», чуть реже используется CRM и модуль «Сообщество».

Варианты поставки решения — корпоративный сервер, десктоп и облачный офис. В состав корпоративного сервера входят редакторы документов, таблиц и презентаций, почта, календарь, платформа для создания корпоративной соцсети, планировщик, хранилище, CRM, панель управления и модуль видеоконференцсвязи «Р7-Команда». Десктопная версия включает редакторы текстов, таблиц и презентаций, планировщик, галерею и медиаплеер. В облачный офис Р7 также входят редакторы текстов, таблиц, презентаций, планировщик, СRM и и модуль видеоконференцсвязи «Р7-Команда».

Конечно основной вариант внедрения для большинства компаний от 1000 пользователей и больше — корпоративный сервер. Это и свои мощности, и свое хранение и обработка информации.

Прежде всего, нужно понять, какие модули планируется использовать и какие задачи они должны решать. Это необходимо для того, чтобы убедиться в отсутствии непреодолимых препятствий — например, чтобы постфактум не выяснилось, что все процессы завязаны на интеграцию с каким-то сервисом, с которым «Р7-Офис» нужно дополнительно связывать. Если интеграция поддерживается, нужно рассмотреть, каким образом она работает и понять, подходит ли такой вариант. В настоящее время реализована возможность интеграции «Р7-Офис» с Nextcloud, OwnCloud, CommuniGate, «Битрикс24», Mail.RU для бизнеса, Яндекс, Directum, LanDocs, «Тезис», Tessa, «Приоритет» и другие.

Задачи, которые встают перед внедрением, чаще всего зависят от особенностей ИТ-архитектуры и инфраструктуры организации. Часто приходится решать вопрос интеграции с уже используемыми информационными системами. И если с распространёнными решениями, например, «1С» или системами документооборота «Тезис», Directum, CommuniGate Pro, эти задачи решаются легко, то с самописным ПО, которое никто, кроме его разработчика, не знает, все гораздо сложнее. Но и такие задачи также удавалось решать благодаря документированному API системы. Изучив эту документацию, можно сразу понять, возможна ли какая-либо интеграция в принципе. По сути это — единственная потенциальная серьезная сложность, которая может возникнуть в процессе внедрения.

Еще одно важное преимущество «Р7-Офис» в том, что решение можно развернуть как для работы в среде Windows, так и для Linux. При этом платформу можно сменить, сохранив лицензию. Это удобно, так как процесс замещения или внедрения нового, как правило, начинается с офисного ПО. То есть на уже имеющихся компьютерах остается та операционная система, которая уже была установлена, а новые компьютеры часто закупаются с Linux на борту.Прежде всего, нужно понять, какие модули планируется использовать и какие задачи они должны решать. Это необходимо для того, чтобы убедиться в отсутствии непреодолимых препятствий — например, чтобы постфактум не выяснилось, что все процессы завязаны на интеграцию с каким-то сервисом, с которым «Р7-Офис» нужно дополнительно связывать. Если интеграция поддерживается, нужно рассмотреть, каким образом она работает и понять, подходит ли такой вариант. В настоящее время реализована возможность интеграции «Р7-Офис» с Nextcloud, OwnCloud, CommuniGate, «Битрикс24», Mail.RU для бизнеса, Яндекс, Directum, LanDocs, «Тезис», Tessa, «Приоритет» и другие.

Для того, чтобы все заработало быстрее, в компании можно создать рабочую группу с командой интегратора, включив туда системного администратора и HR-менеджера. Интегратор поможет проверить работоспособность решения на определенной инфраструктуре, системный администратор займется решением технических задач, а HR-менеджер будет помогать с адаптацией сотрудников.

Здесь присутствие системного администратора — необходимость. Иногда крупные компании склонны недооценивать нагруженность системы, тогда как высоконагруженные системы — это особый подход к архитектуре, к выстраиванию модулей и т.д. В режиме ограниченной тестовой эксплуатации всё может работать хорошо, а при масштабировании проекта мощности может не хватать. При этом подходы к решению задачи масштабирования могут быть разными. Например, «вертикальное» — добавить мощности серверу, на котором работает система. «Горизонтальное» — выносить наиболее высоконагруженные модули системы на отдельные сервера, создать их копии и т. д. Как правило, эти операции проводятся с документ-сервером, который занимается конвертацией и редактированием документов.

При переводе компании от 1000 сотрудников составление дорожной карты может не понадобиться, но для компаний численностью от 3000 человек в разных департаментах дорожная карта будет необходима. Внедрение лучше проводить поэтапно, начиная с одного из филиалов территориально-распределенной сети или отдела. По результатам тестирования важно собирать обратную связь от сотрудников и помогать решить им возникающие вопросы. Затем внедрение можно масштабировать.

Также нельзя игнорировать возможные аварийно-восстановительные работы. Заниматься этим вопросом надо ещё на этапе планирования внедрения, а не после того, как инцидент уже произошел. Сбои возможны — в крупных организациях часто сетевая архитектура сложна, разнородна и плохо документирована. Поэтому создание DRP (Disaster recovery plan, план восстановления в случае катастрофы) — обязательный пункт. Основное решение таких задач — резервное копирование.

Частая ошибка — отсутствие базы знаний для персонала, который часто испытывает сложности в связи с внедрением нового ПО. Такие базы очень эффективны: сталкиваясь с проблемой, сотрудник получает инструкцию, в которой по пунктам расписан алгоритм действий. Даже в случаях, когда сотрудники искать решения в базе не могут или не хотят, наличие такой базы помогает сильно сократить нагрузку на внутреннюю службу техподдержки.

Базы знаний формируются на основе запросов пользователей. Процедура такая: первой линии техподдержки поступает запрос от пользователя, они ищут ответ в базе знаний, далее либо находят ответ и присылают ссылку, либо, если не находят, то или решают вопрос самостоятельно либо переадресовывают его специалистам второй линии, которые справляются с задачей. После этого в базу знаний добавляется новая статья. По этому циклу через какое-то время можно получить базу, в которой есть ответы на большинство запросов пользователей. Чем больше пройдет времени, тем полнее будет база.

Если нет специфических требований к отказоустойчивости, процесс развертывания «Р7-Офис» несложный и занимает до 2-х рабочих дней. Но если необходимо развернуть дополнительные кластеры, это может занять больше времени. Например, в компании 1000 человек, но они географически распределены далеко друг от друга. В одном из проектов, реализованных в Нижнем Новгороде, где требовалась интеграция системы с уже существующими и создание дополнительных кластеров, процесс занял 89 рабочих часов. В целом, процесс развертывания продукта с технической стороны вполне стандартен с точки зрения трудозатрат. По опыту, организационные вопросы и согласования с проверяющими инстанциями решать гораздо сложнее, чем заниматься техническими аспектами внедрения.