5 возможностей совместной работы в «Р7-Офис»

Источник: news.softodrom.ru

Работать с офисными документами лучше сообща, это факт. Даже если тот документ, над которым вы работаете, требует только вашего труда — все равно с ним будут взаимодействовать другие люди. Например, текст перед публикацией должен проверить как минимум редактор или корректор. Что уж говорить о случаях, когда составляется какой-нибудь отчёт о том или ином проекте, в котором участвовало несколько людей.

До широкого распространения онлайн-платформ, предлагающих широкие возможности совместной работы, такие вопросы решались пересылкой файла друг другу по электронной почте. При этом каждая новая версия документа создавала новые проблемы: например, нужно было помнить, кто и когда вносил изменения, иначе на свет могло появиться несколько разных версий одного и того же документа.

С появлением облачных решений для работы с офисными документами появилась возможность хранить файлы в облаке и работать с ними нескольким людям одновременно. Одно из них — российский офисный пакет приложений Облачный Р7-Офис, для которого формат OOXML (базовый формат офисных документов для Microsoft Office) является основным. Это значит, что все документы, созданные в программах Microsoft Office, отображаются без искажений.

1. Как поделиться документом в Облачном Р7-Офисе

Самое очевидное преимущество Облачного Р7-Офиса в том, что документы хранятся не локально, а на серверах в сети. А значит, чтобы дать кому-то доступ к какому-то определенному документу (или целой папке), достаточно получить ссылку и отправить её любым способом тому человеку, которого вы хотите привлечь к редактированию.

Даже если у получателя нет аккаунта в Облачном Р7-Офисе, он сможет ознакомиться с содержанием документа или скачать его на свой компьютер, чтобы редактировать уже с помощью своего собственного редактора. Можно также настроить и полный доступ к документу по внешней ссылке, включая редактирование. Для того, чтобы это сделать, нужно зайти во вкладку «Совместная работа» и выбрать «Совместный доступ». После этого откроется окно «Настройки совместного доступа». В этом окне необходимо разрешить «Доступ по внешней ссылке», после чего нажать на стрелку вниз и выбрать один из вариантов доступа к документу: «Полный доступ», «Пользовательский фильтр», «Комментирование», «Только чтение» или «Запретить доступ». После этого останется только скопировать ссылку на документ.

2. Как отредактировать документ в Облачном Р7-Офисе

В Облачном Р7-Офисе есть два режима работы в формате совместного редактирования — «быстрый» и «строгий». В первом случае изменения, вносимые коллегами, сразу отображаются у всех на экранах. Во втором, «строгом» режиме, можно сосредоточиться на работе над определенной частью документа, и она станет заблокированной для редактирования другими. Изменения других пользователей при этом не будут отображаться до момента нажатия кнопки «Сохранить», что позволит сосредоточиться и не отвлекаться на действия коллег. Чтобы выбрать подходящий режим совместного редактирования, нужно во вкладке «Совместная работа» выбрать пункт «Задать режим совместного редактирования».

3. Как настроить права доступа в Облачном Р7-Офисе

Важная функция — возможность настроить уровень доступа для определенного документа или папки. Не всегда требуется именно редактировать документ — возможно, его надо лишь прочитать или прокомментировать.

Для управления правами на документ надо во вкладке «Совместная работа» выбрать пункт «Совместный доступ», а затем «Настройка совместного доступа». Уровней доступа у файла может быть несколько. Это полный доступ, доступ на рецензирование (коллега сможет комментировать и вносить изменения в документ, формируя свою версию, а владелец документа может принять или отклонить внесённые изменения), доступ только на комментирование, на заполнение форм (коллегам можно будет только вносить ответы в имеющиеся в документе формы) или только на чтение. Для таблиц есть ещё вариант доступа «пользовательский фильтр» — коллегам можно будет отфильтровать данные в нужном виде, не трогая само содержимое таблицы. Есть также возможность запретить доступ кому-либо из пользователей. Для папок вариантов доступа меньше: возможен полный доступ или доступ только для чтения. Запрет доступа тоже есть.

4. Как общаться с коллегами в Облачном Р7-Офисе

Возможность полноценно общаться с коллегами необходима для успеха любого проекта. Для этого в Облачном Р7-Офисе есть чат, в котором можно не только обмениваться сообщениями, но и передавать файлы, а также устанавливать статус присутствия. При этом общаться в чате можно прямо из редактора. Для этого надо перейти на вкладку «Совместная работа» и нажать на кнопку «Чат». Это удобно, так как не нужно тратить время на переключение между окнами браузера и постоянно отвлекаться.

5. Как планировать работу с помощью календаря в Облачном Р7-Офисе

В любой работе важнейший аспект — её правильная организация и планирование. В этом случае на помощь приходит календарь Облачного Р7-Офиса, который имеет привычный интерфейс и по возможностям традиционным не уступает, например, календарю от Google.

Но, самое главное, он поддерживает общие календари, которые позволяют создавать расписания событий и сделать их доступными для всей команды. С помощью общих календарей удобно планировать, например, использование переговорных комнат. Кроме того, уведомления о совещаниях можно отправлять сотрудникам на электронную почту.

Также при желании можно настроить импорт календарей из других сервисов, что сильно облегчает жизнь в случае перехода на новое ПО.