Что такое диаграмма Ганта и зачем она нужна

Источник: spark.ru

Многие наверняка слышали про существование диаграммы Ганта, но, возможно, не знают, что это такое. Рассказываем об инструменте, который ускоряет решение рабочих и бытовых задач и помогает не упустить дедлайн.

Что такое диаграмма Ганта

Диаграмма Ганта — инструмент, который позволяет визуализировать план проекта и построить зависимости между отдельными задачами. Это простая ленточная диаграмма: ее можно нарисовать карандашом на листочке в клеточку, в любом табличном редакторе или CRM-системе.

Ее ключевой плюс в наглядности: она помогает отследить прогресс в работе, контролировать ее сроки и зоны ответственности сотрудников. В этой статье мы рассмотрим подробно: для чего нужна диаграмма Ганта и как ее правильно построить.

Кто придумал диаграмму Ганта

Автор диаграммы — Генри Гант, американский инженер-механик и консультант по управлению. Он применял ее в планировании строительства масштабных сооружений: плотин и автострад. Позже идею адаптировали для проектов в других сферах — например, в образовании и бизнесе.

Диаграмму Ганта можно часто встретить в методологиях планирования, для которых важен строгий порядок выполнения задач. Например, в каскадной или водопадной разработке. Этапы в таких моделях последовательные и строго разграниченные: следующий начинается только после того, как завершится предыдущий. Диаграмма Ганта предназначена как раз для визуализации сложных процессов с жесткими дедлайнами.

В диаграмме Ганта две координатные оси: вертикальная с перечнем задач проекта и горизонтальная — временная шкала. На временной шкале отражается список задач, горизонтальные столбцы, которые иллюстрируют их продолжительность, зависимости задач друг от друга и контрольные точки — «вехи» работы.

Пример размещения задач на диаграмме Ганта с зафиксированной зависимостью между ними. Скриншот «Р7-Офис»

Как диаграмма Ганта помогает в работе

Планирует время и распределяет нагрузку. Диаграмма Ганта позволяет менеджеру увидеть: кто из сотрудников задействован в работе, чем занят, когда освободится и когда запланировано завершение задачи. Это помогает, например, в построении расписания занятий для учителей. Если внести в таблицу уроки с указанием ответственных за их проведение — станет видно, кто из них загружен больше, в какие дни у них есть свободные часы, и кто из коллег может подменить заболевшего учителя без ущерба для собственных занятий.

Помогает найти критический путь. Критический путь — самая длинная цепочка зависимостей между задачами. Именно она позволяет выполнить проект в максимально сжатые сроки. И найти задачи, без которых выполнить проект невозможно. Диаграмма Ганта показывает зависимости между задачами и время прохождения каждой цепочки — с учетом нюансов, заложенных при планировании.

Наглядно разбивает проект на этапы. Диаграмма Ганта поможет наглядно группировать задачи и дробить большие этапы проекта на более мелкие, если ресурсы ограничены. Например, когда не хватает специалистов или важно уложиться в очень сжатые сроки. Разбивка больших задач на более мелкие и группировка их в короткие спринты повышает мотивацию команды — ведь руководитель может регулярно отслеживать результаты на коротких дистанциях.

Удобная работа с дедлайнами. Координатная плоскость диаграммы — ни что иное, как точки начала и окончания сроков задач. Именно поэтому в ней удобно устанавливать и передвигать дедлайны этапов проекта. Если сформировать привычку работать со сроками только в интерфейсе диаграммы Ганта, можно сократить риски провала дедлайнов и повысить точность календарного планирования.

Контроль реализации проекта в реальном времени. Диаграмма Ганта не очень гибкая, зато наглядная и «живая» — как только задача закрывается, сдвигается или переадресовывается — это сразу видно в таблице. Ей удобно пользоваться для контроля процессов или анализа действий команды.

Во многих сервисах на диаграмме можно посмотреть историю изменений, увидеть ошибки при планировании или выполнении задач. Например, в «Р7-Офис» не закрытые вовремя задачи на диаграмме становятся красными — их будет сложно упустить из вида.

Как составлять и читать диаграммы Ганта

Диаграммы Ганта подходят не только для управления рабочими, но и бытовыми проектами: например, для визуализации подготовки к свадьбе или капитального ремонта в квартире. Для себя, членов семьи и друзей диаграмму можно набросать даже маркером на альбомном листе. Для командной работы лучше подходят цифровые инструменты: у каждого собственный функционал, есть интерфейсы для интеграции с внешними площадками и сервисами.

Разберем как создать диаграмму Ганта на примере программы «Р7-Офис». Для этого нужно перейти в раздел «Проекты» и нажать на кнопку «Создать». Задачи можно создавать как в этом меню, так непосредственно в дашборде с диаграммой.

В левом боковом меню выберите пункт «Диаграмма Ганта». Слева на открывшейся странице нажмите на сэндвич-меню. В выпадающем списке отметьте галочками проекты, с которыми хотите поработать в диаграмме. Можно выбрать сразу несколько проектов:

Чтобы поработать только с одним проектом, нажмите на его название в левой части экрана. А после — выберите его название в верхней панели открывшейся страницы:

В меню страницы с диаграммой доступно управление вехами и задачами проекта — для этого слева вверху есть оранжевая кнопка «Создать». При необходимости диаграмму можно сохранить в PDF — чтобы, например, прикрепить к отчету, презентации или отправить на печать.

Работать с диаграммой Ганта просто. Слева — задачи, сверху — временная шкала, а на их пересечении горизонтальные столбцы, которые обозначают процессы. Начало столбца — точка старта задачи, конец — дедлайн. Также между столбцами можно настроить связи, которые определяют зависимости между задачами, и указатели исполнителей — для контроля загрузки конкретных специалистов и любых других процессов, которые вы отслеживаете для управления командой.