2023-08-01 12:57

4 лайфхака для HR-менеджеров при работе с таблицами в «Р7-Офис»

HR-специалистам часто приходится иметь дело с таблицами: списки кандидатов, графики отпусков, базы данных сотрудников — все эти данные требуется постоянно собирать и обрабатывать. Рассказываем четыре лайфхака, которые помогут упростить работу HR-менеджерам при работе с таблицами в офисной среде для совместной работы и коммуникации «Р7-Офис».

Ситуация: HR-менеджер работает над обновлением базы данных сотрудников компании. У него есть таблица, содержащая информацию о сотрудниках: имена, должности и отделы. Однако имена сотрудников записаны в разном регистре: некоторые имена начинаются с заглавной буквы, а некоторые — с маленькой. Кадровику требуется привести все имена к единому стандарту для облегчения последующего анализа данных.

Лайфхак № 1. Как автоматически настроить начало слов с заглавной буквы в редакторе таблиц «Р7-Офис»

Переписывание неправильно оформленных имен сотрудников вручную заняло бы много времени. Вместо этого лучше использовать функцию ПРОПНАЧ, которая позволяет писать каждое новое слово с заглавной буквы. Как использовать функцию ПРОПНАЧ:

Шаг 1. Рядом со столбцом с именами сотрудников нужно создать новый, в ячейки которого функция будет писать имена и фамилии сотрудников с заглавной буквы.

Шаг 2. В первую ячейку нового столбца нужно ввести «=ПРОПНАЧ», а затем щелкнуть левой кнопкой мыши по ячейке с неисправленным именем.

Шаг 3. После нажатия Enter имена и фамилия сотрудников будут написаны с заглавных букв. Чтобы автоматически сделать то же самое со всей остальной таблицей, нужно протянуть формулу левой кнопкой мыши.

В «Р7-Офис» есть похожие функции для ситуаций, когда нужно написать текст строчными буквами (=СТРОЧН) и заглавными (=ПРОПИСН). Они работают точно также, как и =ПРОПНАЧ и могут пригодиться в той же самой базе данных сотрудников.

Например, если кто-то из отдела IT все еще пишет его название с маленькой буквы, можно отфильтровать таблицу по названиям отделов, а затем с помощью функции =ПРОПИСН исправить все строки на заглавные. Кстати, с фильтром в редакторе таблиц «Р7-Офис» связан следующий лайфхак.

Ситуация: HR-менеджер работает с базой данных сотрудников и ему нужно отфильтровать таблицу так, чтобы выбрать только специалистов из отдела IT, потому что им надо выписать премию.

Лайфхак № 2. Как легко настроить фильтр по значению ячейки в редакторе таблиц «Р7-Офис»

Чаще всего, все используют фильтр из меню, но мало кто знает о более простом способе — фильтру по значению ячейки. В этом случае данные в таблице будут отфильтрованы только по одному выбранному значению. Для этого нужно щелкнуть на искомом значении правой кнопкой мыши и во всплывающем окне выбрать «Фильтр», а затем —«Фильтр по значению выбранной ячейки».

Так всего парой кликов с помощью вызова функции «Фильтр по значению выбранной ячейки» можно быстро отсортировать любую таблицу. Фильтр по значению выбранной ячейки можно использовать и в уже отфильтрованной таблице.

Ситуация: Компания недавно наняла новых сотрудников, и HR-менеджеры должны внести их в базу данных. К середине таблицы кадровик забыл, как именно записывал в нее такую же должность еще полгода назад, поэтому ему пришлось искать знакомого сотрудника по фамилии, чтобы выяснить, что написано в его графе «Должность».

Лайфхак № 3. Как автоматически заполнять таблицу с помощью выпадающего списка в редакторе таблиц «Р7-Офис»

При работе с таблицами HR-специалист множество задач может легко автоматизировать. В базе данных сотрудников уникальный столбец, чаще всего, один — ФИО. При этом данные всех остальных столбцов, например, должность, отдел, уровень компетенций, можно заранее добавить в выпадающий список, а потом быстро выбирать уже готовые значения. Как создать выпадающий список:

Шаг 1. В таблице с данными сотрудников перейти на вкладку «Данные» и выбрать пункт «Проверка данных».

Шаг 2. В настройках разрешить вставлять «Список» и выбрать источник данных. Туда можно через запятую записать все существующие названия отделов либо должностей, либо добавить значения из уже заранее подготовленного списка в таблице — для этого нужно будет выделить столбец левой кнопкой мыши.

Шаг 3. Выпадающий список готов. Чтобы не выполнять одни и те же действия каждый раз, нужно выделить ячейку со списком и протянуть его вниз левой кнопкой мыши.

Ситуация: HR-менеджеру необходимо определить количество рабочих дней в месяце для каждого сотрудника. У отдела кадров есть есть таблица, в которой указаны даты начала и окончания рабочего периода для каждого сотрудника, но требуется рассчитать, сколько рабочих дней каждый из них был в отпуске.

Лайфхак № 4. Как быстро определить количество рабочих дней в редакторе таблиц «Р7-Офис»

Календарь можно отложить в сторону — для автоматического подсчета рабочих дней можно использовать функцию ЧИСТРАБДНИ. Как использовать функцию ЧИСТРАБДНИ:

Шаг 1. Ввести в нужную ячейку «=ЧИСТРАБДНИ».

Шаг 2. Кликнуть левой кнопкой мыши сперва по ячейке с датой начала отпуска, а затем по ячейке с датой его окончания.

Шаг 3. После применения редактор добавит в ячейку количество рабочих дней (от понедельника до пятницы), которые пришлись на этот временной отрезок. При этом если в этот промежуток времени праздничные дни выпадали на рабочие, нужно записать в функцию число таких дней.