Руководство для маркетологов по Облачному Р7-Офису

Источник: softodrom.ru

Работа в маркетинге и рекламе — это всегда мозговой штурм. В наше время стремительного распространения удаленки полноценная работа над проектами невозможна без соответствующих программ. В последние годы самой популярной из них были Google Docs, однако у нее есть и достойные российские альтернативы.

И их актуальность заметно выросла после того, как американская корпорация начала отменять платные подписки Google One для российских пользователей. Сегодня — о том, какие возможности дает маркетологам Облачный Р7-Офис.

1. Как настроить совместную работу над документом

Прежде всего, сформируйте группу, которая будет работать над документом. Для этого на вкладке «Совместная работа» кликните кнопку «Совместный доступ». Во всплывающем окне можно выбрать ранее добавленных на портал пользователей (или открыть доступ всем сразу, поставив галочку «Выбрать все»), либо, по той же схеме — добавить ранее созданные группы (или только их администраторов). Здесь же вы найдете переключатель, открывающий доступ к документу по внешней ссылке, и можете ее скопировать либо сразу отправить по электронной почте. Учтите, что у получателя должна быть учетная запись «Р7-Офис». При этом можно разграничить права доступа: кому-то — открыть возможность редактирования, а кого-то — ограничить только чтением.

Кстати, там же есть пункт «Встраивание документа». Кликнув на него, вы можете скопировать ссылку для встраивания документа в блог и задать параметры его отображения: разрешение, соотношение высоты и ширины.

2. Как посмотреть историю правок

При совместной работе обычное дело — поиск виноватых в ее результате. Поэтому желательно иметь возможность в любой момент обратиться к истории правок документа, чтобы выяснить, кто и когда внес то или иное изменение. Если серьезно, то отслеживание изменений нужно, в первую очередь, чтобы не ходить по кругу и иметь возможность убедиться, что текст согласован всеми уполномоченными участниками работы над ним. Инструменты для этого есть во вкладке «Совместная работа». На верхней панели найдите кнопку «Отслеживать изменения». У этой функции в Облачном Р7-Офисе два режима. Можно включить отслеживание изменений только для себя или для себя и всех остальных участников группы. Соседняя кнопка «Отображение» позволяет показывать исправления и выноски либо только исправления, а также одним кликом просмотреть версию документа со всеми принятыми, либо со всеми отклоненными изменениями. Кстати, весьма полезной в этом плане будет также инструмент сравнения. Кнопка для его вызова — последняя на панели. Сравнить ваш текст можно с документом на компьютере или с публикацией в интернете. В первом случае нужно указать путь к соответствующему файлу, во втором — ввести URL. Отличия отобразятся в виде перечеркнутого текста.

3. Как добавить комментарий

В продолжение темы совместной работы — на той же вкладке есть кнопка «Добавить комментарий». Все привычно: выделяете фрагмент текста или изображение, кликаете, во всплывающем окне, пишете свой комментарий и жмете ОК. Теперь прокомментированная часть текста будет выделена цветом. Посмотреть комментарий, ответить на него или подтвердить решение вопроса можно соответствующей кнопкой на вертикальной панели справа. Как и в большинстве других приложений, она имеет вид облака с текстом. Горячая комбинация клавиш: Ctrl+Shift+H. Расположена под пиктограммой в виде увеличительного стекла, которая символизирует, как несложно догадаться, поиск. Кстати, если кликнуть последнюю или вызвать окно поиска стандартным сочетанием Ctrl+F, можно заодно использовать весьма актуальную для работы с рекламными текстами функцию замены. Заменять, как и большинстве других текстовых редакторов, можно как поштучно, так и сразу все.

4. Как добавить заголовок

Раз уж речь зашла о крайней панели инструментов справа, то стоит упомянуть и третью расположенную на ней кнопку — навигация. По клику на ней открывается список заголовков, выбирая один из них, вы попадаете на ту часть текста, которая им озаглавлена. Добавить заголовок можно во вкладке «Главная», выделив соответствующее слово или фразу и присвоив ему один из девяти доступных стилей. Их список вы увидите в правой части панели инструментов.

5. Как вставить изображение в документ

Чтобы проиллюстрировать текст изображением, выберите вкладку «Вставка» и кликните по соответствующей пиктограмме — она четвертая справа и имеет традиционный дизайн: схематическое изображение горного хребта с солнцем или луной над ним. По клику всплывет список вариантов источников изображения — файл либо интернет-адрес. Показываем путь или вставляем ранее скопированный адрес, и изображение появляется в том месте, где стоит курсор. При необходимости правой клавишей мыши вызываем список функций. Он довольно стандартный, и любой, кто когда-нибудь имел дело с изображениями в документах MS Word, легко в нем сориентируется. Можно поместить изображение на передний или задний план, выбрать вариант выравнивания, стиль обтекания текстом, присвоить изображению название, повернуть его, обрезать и т. д. Но если пользователю нужны дополнительные возможности, то лучше воспользоваться встроенным фоторедактором.

6. Как автоматически распознать текст с изображений

Возможно, у вас есть ценная для текущей работы информация, которая содержится в графическом файле: скриншот публикации в интернете или переписки, фото какого-нибудь документа и т. п. Чтобы не тратить время на набор вручную, можно воспользоваться встроенным инструментом распознавания текста OCR (он пятый в панели инструментов) вкладки «Плагины». По клику всплывет окно, в котором вам предложат загрузить файл в формате .jpeg или .png и выбрать язык текста. По умолчанию установлен английский, поэтому, если у вас на картинке текст на другом языке, не забудьте его поменять. Дальше — жмем кнопку «Распознать», и, если результат устраивает, «Вставить текст». Фрагмент появится там, где установлен курсор.

7. Как проверить текст на словесный мусор по Главреду

На вкладке «Плагины» в верхней панели можно найти кнопку «Главред» с пиктограммой в логотипа сервиса. Вряд ли кто-то из профессиональных маркетологов не знает, что такое «Главред». Но вкратце напомним — это автоматическая система проверки текстов на словесный мусор и соответствие инфостилю. Работает все просто: выделяем фрагмент текста в открытом документе или весь текст целиком и кликаем плагин «Главред». Во всплывшем окне слева будет фрейм с текстом, который вы хотите проверить. Сервис выделит в нем оранжевым цветом и подчеркиванием проблемные слова и фразы. Кликая на них, справа вы будете получать объяснение того, что вызвало недовольство «Главреда» - «газетный штамп», «необъективная оценка», «возможно, перебор с запятыми» и т. п. Там же, в нижней части окна будет написана оценка по 10-балльной шкале «Главреда». Сами создатели сервиса, Максим Ильяхов и Анатолий Буров, рекомендуют задавать авторам целевую оценку не ниже 8 для текстов на сайт, не ниже 7 — для соцсетей и минимум 5 — для SEO. Не стоит, правда, забывать о том, что система не безгрешна. Например, она придирается к слову «индивидуальные», называя его корпоративным штампом. «У конкурентов на сайте написано то же самое. Чтобы убедить клиента, приведите доказательства, примеры и иллюстрации», - советует «Главред», видимо, думая, что речь идет об индивидуальных предложениях и условиях обслуживания. Но нет, в тексте могут и просто упоминаться индивидуальные предприниматели.

8. Как отредактировать изображение

Фоторедактор находится во вкладке «Плагины», он третий слева на панели инструментов. По клику выпадет список, где вам предложат либо сразу запустить редактор, либо ознакомиться со справкой. По функционалу встроенный фоторедактор «Р7-Офис» несложен, кнопки в нем интуитивно понятны. В редакторе можно работать с цветовыми эффектами (сепия, оттенки серого, размытие и т. д.), управлять яркостью и контрастностью, обрезать изображения, отражать их относительно вертикальной и горизонтальной осей, добавлять текст и фигуры, рисовать, накладывать маски и т. д. В целом — скорее аналог мобильных редакторов, но для несложной обработки изображений, вставленных в документ, вполне достаточно.

9. Как перевести текст на другой язык

В текстовый редактор Облачного Р7-Офиса встроен переводчик Google. Чтобы воспользоваться им, выделите фрагмент текста, который хотите перевести, выберете на панели «Плагины» соответствующую кнопку — она помечена логотипом Google Translate — и затем выберите из выпадающего списка нужный язык. Если текст на русском, то по умолчанию первым вариантом будет английский. Если же вы хотите, напротив, на русский перевести, то его придется поискать в списке. Для быстрого поиска есть строка, в которую можно вписать название нужного языка. Не забывайте, что у Google их список англоязычный, так что, если вам нужен русский, то пишите «Russian», а если немецкий, то «German».

10. Как добавить в документ видео с Youtube

И, конечно, описание возможностей «Р7-Офиса» для маркетологов было бы неполным без упоминания функции встраивания видео с Youtube. Можете поделиться с коллегами роликом в тему или записать эмоциональное обращение к ним — для этого достаточно нажать кнопку с логотипом видеохостинга на вкладке «Плагины» и вставить ссылку.