Вернуться в раздел СМИ о нас
Таблицы — удобный инструмент, который помогает структурировать и анализировать информацию, приводить её к общему виду, проводить простые и сложные вычисления. Но базового функционала одной таблицы хватает не всегда: иногда нужно сравнить данные из нескольких таблиц или сделать общий отчет по таблицам разных отделов компании. В этом случае на помощь приходят сводные таблицы.
Что такое сводная таблица
Сводная таблица — инструмент для анализа данных. Она позволяет объединить данные из отдельных таблиц, обработать их, сгруппировать и представить в виде наглядного отчета. При этом, все параметры отчета и работы со сводными таблицами можно настроить под себя: настраивать расположение строк, фильтровать итоги, перемещать блоки и не только.
Вариантов применения сводных таблиц много — фактически без них не обойтись, если накапливается много данных и на их основе надо делать расчеты, строить прогнозы или получать заключения о рентабельности бизнеса. Например, сводные таблицы используют:
- в сфере продаж — для объединения информации о товарах на складе, объемах продаж и не только;
- в финансовой сфере — для составления общих отчетов, подсчета доходов, убытков, других финансовых показателей;
- в промышленности — для получения сводных данных о складских запасах, количестве заготовок и брака, фиксации информации о технологических процессах (например, вычисления среднего времени производства детали на разных участках завода).
Как работать со сводными таблицами
Представим, что на небольшом предприятии работает четыре токаря, которые выполняют одинаковые задачи. В конце месяца бухгалтеру нужно проанализировать, кто из работников сделал больше работы и принес заводу больше прибыли. Для анализа доступна таблица, в которой указаны: ФИО токаря, наименование обрабатываемых деталей, сборочный узел, в который входит деталь, стоимость обрабатываемой детали, материал заготовки, дата выполнения операций. Рассмотрим возможности работы со сводными таблицами на конкретном примере в редакторе таблиц «Р7-Офис».
Разберем поэтапно, как бухгалтеру на основе имеющихся данных с помощью сводной таблицы быстро определить лучшего работника.
Этап 1. Создание сводной таблицы
Для работы со сводной таблицей важно, чтобы:
- у каждого столбца в исходной таблице было название (заголовок);
- в каждом столбце были данные только одного формата: даты, числа, текст;
- не было пустых строк и ячеек.
Итак, приступаем. Переходим во вкладку «Вставка», в левом верхнем углу нажимаем «Сводная таблица».
Появится всплывающее окно, в котором надо указать диапазон ячеек для переноса в сводную таблицу и лист, на котором ее надо создать.
Выбираем все заполненные ячейки вместе с заголовками столбцов. Также выбираем размещение на новом листе — так работать удобнее. Подтверждаем создание сводной таблицы.
После этого будет создан новый лист, на котором будет две зоны:
- слева — область, где будет создана сводная таблица;
- справа — панель полей сводной таблицы, через которую выполняются все настройки.
Этап 2. Настройка сводной таблицы
Вверху панели настроек расположены поля, которые можно добавить в сводную таблицу. Поля соответствуют заголовкам столбцов исходной таблицы. В нашем случае это «Название детали», «Сборочный узел», «Стоимость обрабатываемой детали», «Материал заготовки», «Дата выполнения операции», «ФИО токаря».
Внизу панели размещено четыре области:
- «Фильтры» — отвечает за фильтрацию данных в исходной таблице. Например, с помощью фильтров можно отобразить данные только одного токаря или только за отдельный период.
- «Столбцы» и «Строки» — определяют формат расположения данных. При выборе «Строки» поля размещаются построчно, «Столбцы» — по столбцам.
- «Значения» — отвечает за вычисление выбранных данных. По умолчанию данные суммируются, но таблицу можно перенастроить, например, на умножение или поиск максимального значения. Если в выбранных ячейках текст — таблица посчитает количество ячеек с одинаковым текстом.
Настроить сводную таблицу можно двумя способами:
- Поставить галочку возле нужного поля — редактор таблиц «Р7-Офиса» автоматически разместит данные в соответствующем поле.
- Вручную перетащить поля в нужную область.
Второй вариант лучше — он исключает риск ошибочного распознавания и позволяет формировать сводную таблицу под свои запросы.
В нашем случае надо, чтобы в сводной таблице были ФИО токаря, название обрабатываемой детали и ее стоимость. Данные о материале заготовки, дате исполнения и сборочном узле можно оставить для фильтрации.
Текстовую информацию (имя токаря и название детали) добавляем в поле «Строки», численную — в «Значения».
В результате получаем первый вариант сводной таблицы.
Из таблицы видно, какие детали обрабатывал каждый токарь и сколько денег смог заработать за указанный период — таблица автоматически сгруппировала эту информацию.
Аналогично можно добавлять в сводную таблицу любые нужные поля или убирать их, если они не важны. В нашем случае добавленных полей достаточно для понимания производительности каждого токаря. Можно переходить к рассмотрению фильтров.
Этап 3. Настройка фильтров
Для удобства сортировки информации в сводной таблице, можно использовать фильтры. Для этого надо перетащить нужные поля в область «Фильтры». Для примера добавим туда поля: «Сборочный узел», «Материал заготовки», «Дата выполнения операции».
После добавления полей над сводной таблицей появится отдельный блок с фильтрами.
Для примера отфильтруем данные в таблице по сборочному узлу, в которых входят обрабатываемые детали. Оставим данные только о деталях, которые входят в узел «Распределительный вал».
В блоке фильтров нажимаем на стрелочку возле поля «Сборочный узел», в появившемся окне убираем галочку возле параметра «Выделить все» и поставим ее возле поля «Распределительный вал». Подтверждаем.
Теперь в сводной таблице будут показаны только детали, входящие в сборку распределительного вала.
Фильтры можно настраивать по своему усмотрению: это дает возможность создавать максимально информативные сводные таблицы.
