Обзор «Р7-Офис»‎ — российского сервиса для работы с документами, таблицами и презентациями

Источник: skillbox.ru

Рассказываем, что умеет «Р7-Офис»‎ и что, кроме функций для работы с документами, в нём есть. CRM, контроль задач, корпоративная база знаний.

В последние месяцы российские пользователи столкнулись с проблемами при использовании зарубежных сервисов. Возник дефицит лицензий Microsoft Office — компания прекратила их поставки в Россию. У многих появились сбои в работе сервисов Google, проблемы начались в начале сентября. В этой статье мы сделаем обзор российского офисного пакета «Р7-Офис». И выясним, может ли он стать достойной альтернативой зарубежным сервисам.

«Р7-Офис» — решение для совместной работы с офисными документами. Оно объединяет офисные приложения: текстовый редактор, сервис для создания таблиц и презентаций, приложение для проджект-менеджмента, корпоративную почту, CRM-систему, мессенджер и сервис видеоконференций. «Р7-Офис» работает на облаке с любого компьютера, также имеет десктопную версию.

У «Р7-Офис» два мобильных приложения: «Р7-Команда» — для видео, аудиоконференций и корпоративных чатов и «Р7-Офис.Документы» — для работы с текстами, таблицами и презентациями. В этом материале мы разберём, как работает «Облачный Р7-Офис» — сервис в облачной версии для ПК.

Текстовый редактор, таблицы и презентации

Набор офисных редакторов — один из главных инструментов сервиса. В нём, как в Word и «Google Документах», можно создавать и редактировать документы, оформлять презентации и делать таблицы в формате XLS.

Доступны привычные вкладки: «Файл», «Вставка», и «Вид». Интересен режим совместной работы. В нём есть полноценный чат — не просто комментарии, как в «Google Документах», а опция полноценной беседы, которую можно развернуть между участниками команды. Так же как и в «Google Документах», в «Р7-Офис» можно открывать доступ для чтения и редактирования документа по ссылке. Для этого нужно зайти во вкладку «Совместная работа» и нажать кнопку «Настройки совместного доступа».

Меню текстового редактора

В редакторе можно открывать документы, созданные в Word: сервис поддерживает форматы DOCX, DOC, PDF, TXT, ODT, RTF, HTML, EPUB. Документы, которые созданы в «Р7-Офис», можно сохранять в тех же форматах.

Возможности для создания презентаций практически не отличается от того, что есть в PowerPoint. Кажется, что разница только в цветовых шаблонах:

Инструмент для работы с презентациями

Дизайн шаблонов можно корректировать с помощью кнопки «Изменения цветовой схемы», которая расположена во вкладке «Главная» рядом с макетами шаблонов.

Работа с таблицами также напоминает привычный Excel. Можно делать сводные таблицы, вставлять формулы, задавать функции и создавать диаграммы:

Инструмент для работы с таблицами

Также в сервисе можно открывать PDF-файлы, картинки любых графических форматов, файлы MP3, MPEG и AVI.

Инструменты для проджект-менеджмента

Вкладка «Проекты» посвящена командной работе. В ней можно создать рабочий проект с задачами и подзадачами внутри и назначать ответственных за весь проект в целом или за отдельные задачи, этапы и действия.

В настройках задачи доступно прикрепление задачи к «вехам» — главным этапам в процессе планирования проекта. После того как веха создана, можно заполнить её задачами и распределить их между командой.

Есть раздел «Диаграмма Ганта» — инструмент позволяет планировать и завершать проекты в установленные сроки. В разделе «Обсуждение» можно организовать чат между коллегами по каждой конкретной задаче.

Интересна функция «Учет времени» — с её помощью можно измерять время, которое уходит на выполнение конкретной задачи. Она включается кнопкой «Запустить таймер»:

В разделе «Документы» можно добавлять нужные файлы для задач: прикреплять документы, таблицы и презентации.

Есть раздел «Отчёты». Он открывает анализ данных по заданным параметрам.
Доступны отчёты:

о временных затратах на каждую конкретную задачу;
о просроченных вехах и задачах в рамках проектов;
об активности сотрудников по действующим проектам — что было сделано;
о загруженности коллег по текущим задачам — у кого больше и меньше;
отчёт «Пользователи без активных задач» — поможет найти свободных сотрудников, которым можно передать новую задачу.

Корпоративный портал

В разделе «Сообщество» можно делиться тем, что происходит в компании: публиковать опросы и приказы, писать новости и делать объявления, которые увидят сотрудники.

Пример корпоративного опроса

Во вкладке «Форумы» можно обсуждать корпоративные и внерабочие вопросы. Сотрудники могут самостоятельно создавать темы и общаться в комментариях. Есть вкладка «Дни рождения» с календарём, чтобы не забыть поздравить коллег вовремя.

В «Р7-Офис» доступна корпоративная вики. Вики — это база знаний, созданная на движке «Википедии». Её интерфейс повторяет всемирную энциклопедию:

Корпоративная база знаний

В базу знаний компании можно включить:

руководства для новых сотрудников фирмы. Статьи и инструкции, которые позволяют разобраться в бизнес-процессах для выполнения рабочей задачи;
информацию, которая касается всех сотрудников компании: историю компании, её миссию и ценности. Сюда же можно отнести список лиц, к которым стоит обращаться по тем или иным вопросам;
регламенты кадрового делопроизводства — чтобы сотрудникам не пришлось постоянно обращаться в HR-отдел;
юридические и финансовые данные компании для заключения договоров.

«Р7-Команда» — общение внутри компании

«Р7-Команда» — отдельный сервис внутри платформы, который позволяет организовать общение внутри компании. Работает как в облаке, так и в десктопной и серверной версиях.

На платформе есть:

Корпоративный мессенджер — для отправки текстовых сообщений и медиафайлов. Как и в других мессенджерах, здесь можно отключать уведомления в выбранных чатах и смотреть, кем и когда было просмотрено сообщение — в личном или групповом диалоге.
Видео- и аудиозвонки — между двумя пользователями и групповые. Можно записывать и сохранять разговоры, звонить на внутренние номера организации и на внешние телефоны. Есть функция демонстрации экрана.
Контакты и статусы пользователей — поиск любого сотрудника по Ф. И. О., быстрый звонок из меню поиска, переход в чат или профиль контакта.
Онлайн-конференции — запись разговора, подключение новых участников во время совещания. Сервис совместим с аппаратными устройствами для конференц-связи.

Интерфейс сервиса «Р7-Команда»

CRM-система и корпоративная почта

В «Р7-Офис» есть собственная CRM-система. В ней доступна базовая функциональность: можно заводить карточки клиентов, формировать счета и отслеживать этапы сделки. Доступен импорт контактов и возможных сделок в формате CSV.

Интерфейс CRM-системы

Также есть корпоративная почта. Можно зайти с текущего email-адреса или создать новый на платформе. По умолчанию пользователям доступен бесплатный домен r7-mail.ru.

По функциональности почты «Р7-Офис» схож с Gmail и «Яндекс.Почтой». Но интересна функция создания тегов: с помощью неё можно сортировать собеседников по сфере деятельности:

Сколько стоит «Р7-Офис»

У сервиса есть бесплатный пробный период — один месяц. «Облачный Р7-Офис» для персонального использования стоит 290 рублей в месяц. Организациям доступен только пакет на год. Стоимость за одного пользователя — 4999 рублей, в пересчёте на месяц — 416 рублей.

Коротко об «Р7-Офис»

В сервисе есть инструменты для создания текста, таблиц и презентаций, которые позволяют эффективно работать со всеми типами документов.
В сервисе есть инструменты для проджект-менеджмента: можно контролировать задачи, назначать ответственных и изучать статистику активности сотрудников.
На корпоративном портале можно делиться тем, что происходит в компании: писать новости и публиковать приказы, создать корпоративную базу знаний.
В разделе «Р7-Команда» есть корпоративный мессенджер с опцией аудио- и видеозвонков.
В сервисе есть CRM-система с базовой функциональностью и корпоративная почта с бесплатным доменом r7-mail.ru.
Облачная версия «Р7-Офис» стоит 290 рублей в месяц для личного пользования. Цена за сотрудника для бизнеса — 416 рублей при оплате пакета на год.